Einfacher organisieren, besser kommunizieren: Was bringen Kita-Apps?

Vom Portfolio bis zur Elternkommunikation: die Digitalisierung der Kita-Organisation

Krippe, Kindergarten und Hort sind Einrichtungen, in denen sich viele Menschen treffen und miteinander agieren. Änderungen in den Tagesabläufen, Feste und Ausflüge planen, die Vorschulwerkstatt gemeinsam mit der Grundschule organisieren oder die Arbeit mit den Elternvertretern: diese Aufgaben bedeuten einen hohen organisatorischen Aufwand für die Kita-Leitung und für Erzieher:innen, erst recht bei größeren Einrichtungen. Hier versprechen Kita-Apps Abhilfe. Waren es vor Jahren noch Einzellösungen wie ein digitales Portfolio, so haben sich in letzter Zeit Kita-Apps zu ausgereiften Verwaltungstools entwickelt. Doch bevor Sie eine Kita-App in Ihrer Einrichtung nutzen, gibt es einige Punkte zu beachten.

Was ist eine Kita-App?

Eine Kita-App ist eine Software-Lösung für pädagogisches Personal, mit der Nachrichten versendet, Gruppen verwaltet, Listen erstellt, Dokumentationen wie Gruppentagebuch oder Portfolio angelegt oder Bilder geteilt werden können. Teilnehmer (Eltern und Erzieher:innen) erhalten per Nutzername und Passwort den Zugang. Kinder können die App nicht nutzen. Per Smartphone, Tablet oder Computer loggen sich die Nutzer in das web-basierte Tool ein. Letzteres bedeutet, dass alle Daten – jedes Bild, jede Liste, jede Nachricht, jede Notiz – auf den externen Servern des App-Anbieters abgelegt werden.

Bevor also ein Kita-Team mit ihrer Elternvertretung eine Kita-App ausprobiert, müssen Vor- und Nachteile sorgfältig abgewägt werden:

1. Alle machen mit: Hinter dem Digitalisierungsprojekt stehen alle Eltern und Erzieher:innen und nutzen die App. Denn nur ein einheitliches Vorgehen entlastet die Kita-Verwaltung wirklich. Wenn eine Kita-Leitung sowohl Listen über die App als auch über Papierform pflegt, bleibt der Mehrwert der App liegen.
2. Kommunikationsregeln müssen vorher festgelegt werden: Dürfen Eltern sich untereinander schreiben? Wie lange darf die Antwortzeit des pädagogischen Personals dauern? Reagieren Erzieher und Kita-Leitung nur zu den Geschäftszeiten?
3. Kostenpunkt: Wer trägt die Kosten für die Kita-App – der Träger, oder müssen sich Eltern daran beteiligen? Kostenlose Kita-Apps werden immer eine eingeschränkte Nutzung haben.
4. Rechtlich absichern: Wenn die Entscheidung für eine Kita-App gefallen ist, die Kostenverteilung mit der Elternschaft geklärt ist und alle dem Vorgehen zugestimmt haben, sollte die Nutzung im Betreuungsvertrag festgelegt werden.
5. Besondere Funktionen: Kita-Apps erleichtern auch die Kommunikation mit den Eltern, z. B. wenn eine Sprachauswahl möglich ist. Werden Nachrichten automatisch übersetzt? Können allgemeine Informationen in mehreren Sprachen angezeigt werden? Gibt es einen Datenexport, wenn die Kita-App auch als Gruppentagebuch genutzt wird. Wie lange werden Bilder der Kinder, von Festen und aus dem Gruppenalltag in der App aufbewahrt? Muss die Kita-App auch Rechnungstellen können?
6. Datenschutz: Die Kita-App muss DSGVO-konform sein. Leider fielen 2022 in einer großen Studie der Ruhr-Universität Bochum (RUB), der Westfälischen Hochschule und des Bochumer Max-Planck-Instituts für Sicherheit und Privatsphäre gravierende Mängel auf. Das Forscherteam prüften 42 Kita-Apps aus Europa und den USA bzgl. Datenschutz auf Herz und Nieren. Bei 40 Apps fanden sie massive Sicherheitsmängel: Ausspionage des Nutzungsverhaltens bis Weiterverkauf der Daten an Werbeunternehmen. Welche Kita-App den Test bestanden hat, erfahren Sie in der Studie.
7. Handynutzung der Erzieher:innen: Auf welchem Handy sollen die Kita-Mitarbeiter:innen die App nutzen? Besitzen sie ein Diensthandy oder darf auch das private Smartphone eingesetzt werden? Hier schließen sich gleich weitere datenschutzrechtliche (Fotos der Kinder auf dem Privathandy beispielsweise) oder versicherungstechnische Fragen an (Diebstahl, Beschädigung). Zudem muss innerhalb des Kita-Teams geklärt werden, wann die Kita-App genutzt werden darf (Handyzeiten während der Betreuung). Wie oft darf das pädagogische Personal im Gruppenalltag, vielleicht sogar vor den Kindern, die Kita-App nutzen?
8. Testen, testen, testen: Planen Sie im Team und mit den Eltern eine Testphase ein. App-Funktionen und Abläufe können getestet, noch unbekannte Fragen oder Hürden aus der Praxis erkannt und gelöst werden. In dieser Phase ist ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch zwischen allen Teilnehmern wichtig.

Unbedingt alle mit ins Boot nehmen

Eine Kita-App kann ein hilfreiches Tool in der Kita-Verwaltung sein. Die Einführung entspringt keiner Laune aus dem Augenblick, sondern muss sowohl vom Träger, vom Kita-Team als auch der Elternschaft getragen werden. Vielleicht kennen Sie andere Kitas, die erfolgreiche eine Kita-App nutzen? Tauschen Sie sich aus oder fragen Sie auch die Fachberater Ihres Trägers.
Immer gilt: machen Sie sich vorher im Team und mit dem Elternrat bewusst, warum Sie die Kita-App nutzen wollen. Wie soll sie Ihren pädagogischen Alltag erleichtern und wieder mehr Zeit für die wichtigste Aufgabe schaffen, nämlich die Kinder zu betreuen und zu begleiten? Danach gehen Sie gemeinsam das Projekt „Kita-App“ an.

Wenke Bönisch, Mutter von 4 Kindern, beruflich für eine Online Marketing-Agentur tätig, rezensiert seit 2013 Kinder- und Jugendbücher auf ihrem Buchblog kinderbibliothek.blogspot.com. Hier im Blog des Don Bosco Verlages schreibt sie über Kita-Themen aus der Elternperspektive.